Audience

Préparation à une audience

Introduction

Vous avez produit une demande au Tribunal administratif du logement ou reçu copie d'une demande. Que vous soyez une partie demanderesse ou une partie défenderesse, il est important de bien se préparer en vue de l'audience et de ne rien laisser au hasard. Celui qui agit comme partie défenderesse n'a aucune procédure de contestation écrite à produire au Tribunal, mais cela ne signifie pas qu'il n'a rien à faire en attendant l'audience. La présente fiche d’information se veut un guide tant pour la partie demanderesse que pour la partie défenderesse.

La notification de la demande

La partie poursuivie doit connaître les motifs et l'objet de la demande pour pouvoir se préparer à y répondre à l'audience.

La partie demanderesse doit, après la production de la demande au Tribunal, en notifier une copie aux autres parties, accompagnée des pièces à son soutien ou d’une liste des pièces indiquant que celles-ci sont accessibles sur demande.

Elle doit ensuite, dans les 45 jours de l’introduction de la demande, déposer au Tribunal la preuve de cette notification (ex. : le rapport de l’huissier) ainsi que la liste des pièces au soutien de la demande. À défaut de déposer sa preuve de notification dans ce délai, le Tribunal ferme le dossier. Cela dit, le Tribunal peut toujours choisir de convoquer les parties avant la fin de ce délai même si la preuve de notification n’a pas été déposée, auquel cas la preuve de notification doit être produite à l’audience, sous peine du rejet de la demande.

S’il s’agit d’une demande de fixation de loyer, celle-ci, lors de sa notification, n’a pas à être accompagnée ni des pièces ni d’une liste des pièces à son soutien. En ce cas, la liste des pièces n’a pas non plus à être déposée au Tribunal.

La demande peut notamment être notifiée :

  • par poste recommandée
  • par huissier
  • par service de messagerie

Dans tous les cas, à l’audience, le Tribunal analysera la preuve de notification et jugera si cette preuve démontre de façon satisfaisante que le défendeur a bien reçu une copie de la demande.

Si la partie demanderesse ne réussit pas à notifier par les moyens usuels de notification (ex. : la demande lui revient par retour du courrier ou l'huissier ne parvient pas à la notifier), le Tribunal peut, sur demande, autoriser un mode spécial de notification (ex. : par avis public). En ce cas, adressez-vous à l'un des bureaux du Tribunal administratif du logement.

Le changement d'adresse

L’avis d’audition est transmis aux adresses déclarées au dossier. Vous devez vous assurer que cette information est à jour et informer le Tribunal et les autres parties de tous vos changements d’adresse puisque le Tribunal peut procéder à une audience même en votre absence et rendre une décision.

De plus, si vous faites ainsi défaut d’aviser de votre changement d’adresse, vous ne pourrez pas demander la rétractation, c’est-à-dire l’annulation d’une décision rendue en invoquant avoir reçu l’avis d’audition à votre ancienne adresse.

Les frais de notification

Si vous agissez à titre de partie demanderesse et que vous voulez que l’autre partie soit condamnée au paiement des frais de notification de la demande, vous devez apporter à l’audience les documents attestant le paiement de vos frais de notification (ex. : facture). Toutefois, le Tribunal a la discrétion d’accorder ou non ces frais.

L'amendement

La demande peut être complétée ou corrigée par amendement, sans frais. Cet amendement doit être produit au Tribunal administratif du logement et notifié à l'autre partie avant l'audience. Vous devez produire la preuve de notification au Tribunal, au début de l'audience.

Si par amendement une partie est ajoutée, une copie de la demande originale doit lui être notifiée en même temps que l'amendement. En ce cas, la preuve de notification de la demande auprès de cette nouvelle partie devra être transmise au Tribunal dans les 45 jours suivants son dépôt.

Veuillez noter qu'un amendement peut être produit verbalement, à l'audience, si l'autre partie est présente et si le Tribunal l'autorise.

Le mandat

Si vous avez une raison sérieuse de ne pas vous présenter à l'audience, vous pouvez mandater une autre personne pour vous représenter.

Qui peut vous représenter?

Un avocat, votre conjoint, un parent, un allié (ex. : votre beau-frère ou belle-sœur) ou, à défaut, un ami, peuvent vous représenter à l’audience.

Une compagnie ou une coopérative peut être représentée par un administrateur, un dirigeant, un employé à son seul service ou un avocat.

Dans tous les cas, si la demande n’a pour seul objet qu'une réclamation de 15 000 $ ou moins, un avocat ne peut vous représenter.

Comment donner un mandat?

Sauf si vous êtes représenté par un avocat ou par votre conjoint, le mandat doit être écrit, signé par vous, et indiquer les motifs de votre absence. La personne que vous chargez de vous représenter ainsi doit accepter de le faire sans exiger de rémunération.

Le mandataire d'une compagnie ou d'une coopérative, à l'exception de l'avocat, doit être autorisé à agir par résolution du conseil d'administration.

Rôle du mandataire : à l'audience, votre mandataire agit en votre nom. Il ne peut toutefois témoigner que s’il possède une connaissance personnelle des faits. À défaut, il doit être en mesure de prouver ces faits par des témoins ou autrement, comme vous l'auriez fait.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le tableau Personnes visées par la représentation à l'audience.

L’assistance par un tiers

Vous pouvez aussi être assisté, lors de l’audience, par une personne de confiance, en raison par exemple, de votre âge, de votre état de santé, d’une situation de vulnérabilité ou de votre niveau de maîtrise de la langue. La personne qui vous assiste doit le faire gratuitement. Elle peut vous rassurer, vous aider à manipuler les documents, à les lire et à les comprendre. Toutefois, cette personne ne peut pas vous représenter. Elle ne peut ni vous donner des conseils ou avis juridiques, ni interroger ou contre-interroger des témoins, ni plaider devant le Tribunal. Cette assistance doit être obtenue gratuitement. Le fait d’être assisté par une personne de confiance ne vous empêche pas d’être aussi représenté.

La remise

Vous pouvez obtenir la remise de l'audience à une date postérieure en produisant le consentement écrit de l'autre partie.

À défaut, vous ou votre mandataire pouvez demander une remise par écrit, ou le faire verbalement à l'audience. Dans ce cas, il appartient au Tribunal, en audience, d'en apprécier le bien-fondé selon les circonstances du dossier.

Toutefois, vous seriez bien avisé de transmettre une copie de votre demande de remise à l'autre partie ou de l'informer que vous-même ou votre mandataire présenterez une demande verbale de remise lors de l'audience.

L'entente avant audience

Si, avant l'audience, vous concluez une entente, le Tribunal fermera le dossier sur production d'une copie de cette entente signée par les parties. Toutefois, si le demandeur le requiert par écrit, le dossier sera suspendu. La demande ne sera alors mise au rôle que si une partie le réclame par écrit.

Le Tribunal administratif du logement offre un service de conciliation qui vous permet de discuter avec l’autre partie en présence d’un conciliateur pour tenter de régler votre litige. Il s’agit d’une démarche gratuite, rapide, volontaire et confidentielle.

Pour plus d’informations sur ce sujet, vous pouvez consulter la section Conciliation entre locateur et locataire.

La preuve

Lisez attentivement la demande et les amendements. S'il y a lieu, vous y trouverez tous les éléments à prouver ou à contredire lors de l'audience.

La partie demanderesse doit prouver chaque élément de la demande au moyen de documents et de témoignages.

De la même façon, c'est dans la demande (et ses amendements) que l'autre partie trouvera les éléments qu'elle entend admettre, préciser ou contredire, par des documents et des témoignages.

Mais, c'est à celui qui prétend avoir exécuté son obligation de le prouver (ex. : le locataire qui prétend avoir payé son loyer ou le propriétaire qui prétend avoir fait des réparations).

La loi établit des règles quant à la manière de prouver ses prétentions devant un tribunal, et le Tribunal administratif du logement doit les appliquer.

La preuve à présenter à l'audience

Dans tous les cas, vous devez présenter :

  • la preuve de notification de la demande et des amendements, s'il y a lieu;
  • le bail et les avis de modification subséquents;
  • le mandat, s'il y a lieu.

Selon la nature de la demande, voici les preuves supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin :

Documents

À l’audience, vous pourriez avoir à produire en preuve certains documents comme, par exemple :

  • les avis requis par la loi (ex. : Avis d'augmentation de loyer et de modification d'une autre condition du bailAvis de reprise de logement)
  • la mise en demeure;
  • la correspondance échangée;
  • le bail du nouveau locataire à la suite, par exemple, du déguerpissement de l'ancien locataire;
  • le bail de l'ancien locataire dans un cas de fixation de loyer demandée par un nouveau locataire;
  • les preuves de publicité (coupures de journaux et factures correspondantes);
  • les factures et preuves de paiement;
  • les photographies;
  • les relevés de température, de taux d'humidité;

OU

  • tout autre document utile.

S'il existe un écrit que l'on veut utiliser en preuve, il faut le produire à l'audience.

N. B. : Lorsqu'on envoie des documents à l'autre partie, il faut conserver les preuves d'expédition et de réception et les apporter à l'audience.

À noter : Les pétitions ne sont admises que dans le cas où les signataires sont présents à l'audience.

Témoignages

Pour vous assurer de la présence d'un témoin, vous devrez, à vos frais, faire notifier par huissier, au moins 3 jours avant la date de l'audience, une citation à comparaître (subpœna) émise par un juge administratif ou un greffier spécial du Tribunal administratif du logement ou par votre avocat. Le Tribunal peut cependant réduire ce délai.

Le témoin doit avoir une connaissance personnelle et directe des faits. Avoir entendu dire que des faits se sont produits ou que des paroles ont été prononcées ne prouve ni ces faits ni ces paroles. Seule la personne qui a une connaissance directe des faits peut en témoigner.

Selon la nature de la demande, vous pourriez avoir besoin du témoignage d'un estimateur, d'un expert ou d'un inspecteur. Ce témoin doit être présent à l'audience pour présenter son estimation, son expertise ou son rapport, sauf décision contraire du Tribunal.

Témoignage écrit

Si l'autre partie y consent, une déclaration écrite peut remplacer, à l'audience, le témoignage d'une personne.

À défaut du consentement de l'autre partie, le Tribunal peut accepter, exceptionnellement, le témoignage écrit d'une personne. La partie qui désire obtenir une telle autorisation doit en aviser l'autre ou lui transmettre une copie le plus tôt possible avant l'audience, à moins que le Tribunal n'en décide autrement.

Le Tribunal n'acceptera la production du document que si on lui démontre qu'il est impossible d'obtenir la comparution du témoin ou déraisonnable de l'exiger, et que la déclaration a été faite dans des circonstances qui lui donnent des garanties raisonnables de fiabilité.

L'impossibilité de faire comparaître le témoin doit être réelle (ex. : témoin décédé, témoin qui habite hors de la province), et ne doit pas représenter une simple difficulté (ex. : le témoin ne veut pas se présenter, le témoin a dit qu'il avait peur, le témoin travaille le jour de l'audience).

Dans certains cas, le Tribunal peut aussi autoriser la production, pour valoir témoignage, d'un rapport ou d’un autre document en l'absence de la personne qui l'a préparé. Il s'agit principalement des rapports ou autres documents signés par un médecin, un policier, un pompier, un inspecteur nommé en vertu d’une loi ou d’un règlement ou une personne qualifiée désignée par le Tribunal pour effectuer une visite des lieux.

Il ne faut pas oublier qu'il s'agit de cas exceptionnels et qu'en règle générale, le témoin doit être présent.

Quel que soit le témoin, le Tribunal peut aussi exiger la présence de celui-ci à l’audience, s’il le juge nécessaire.

L'audience

Dès la réception de l'avis d'audition transmis par le Tribunal, assurez-vous :

  • de relire attentivement la demande;
  • de regrouper tous les documents nécessaires pour faire votre preuve;
  • d'identifier clairement vos documents et de les placer en ordre de façon à ne pas avoir à les chercher au moment de l'audience. Cette façon de procéder évitera des pertes de temps à tous, tant aux personnes qui sont en audience avec vous qu'à celles qui attendent d'être appelées par le Tribunal.
  • d'identifier vos témoins et, s'il y a lieu, de les convoquer par citation à comparaître.

Vous devez vous présenter à l'heure indiquée sur l'avis d'audition. Les parties et ceux qui assistent à l'audience doivent se comporter avec respect et être vêtus convenablement.

Sauf exception, l'audience fait l'objet d'un enregistrement sonore par le Tribunal.

Dès le début de l'audience, les parties s'identifient et elles doivent s'engager par une affirmation solennelle à dire la vérité.

Puis, toutes les parties présentent leur preuve, en commençant par le demandeur. Chacune des parties a le droit de poser des questions aux témoins.

À l'audience, le Tribunal apporte un secours équitable et impartial à chacune des parties. Le Tribunal ne peut toutefois donner des conseils ni jouer auprès d’une partie le rôle que ferait un avocat.

L'audience ne doit porter que sur le contenu de la demande et des amendements. Le Tribunal peut refuser d'entendre un témoin ou la production d'un écrit s'il juge que ce n'est pas pertinent au litige.

Le Tribunal, pour rendre sa décision, ne peut tenir compte que des preuves présentées qui sont pertinentes et qui respectent les règles de preuve applicables.

La reprise de possession des pièces

Les parties doivent reprendre possession des pièces qu’elles ont produites et des documents qu’elles ont transmis une fois l’instance terminée. À défaut, ces pièces et documents peuvent être détruits à l’expiration d’un délai d’un an après la date de la décision définitive du Tribunal ou lorsque le litige entre les parties est complètement terminé.