Des principes et des balises à respecter

À la recherche d’un nouveau logement ou d’un nouveau locataire?

Cette recherche aboutira probablement à la conclusion d’un contrat de bail entre le locataire et le locateur.

Avant la conclusion du bail, le locateur pourrait vouloir obtenir des renseignements personnels concernant l'aspirant locataire. À cet égard, la Commission d’accès à l’information (ci-après la « Commission ») met en lumière les principes et les balises qui doivent guider les parties dans ces situations.

Deux principes à retenir

• Le respect du droit à la vie privée

  Peu importe le contexte, la collecte des informations doit se faire dans le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Cette loi détermine les règles relatives à la collecte, à la conservation, à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels.

  Si le locateur est un organisme public (p. ex. : HLM), c’est plutôt la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels qui s’applique dans cette situation. Dans ce cas, il faut également tenir compte des critères d’admissibilité à ces programmes.

• Le caractère nécessaire des renseignements recueillis

  De manière générale, la Commission estime qu’un locateur peut recueillir, à certaines conditions, des renseignements personnels avant la conclusion du bail. Le locateur doit cependant s’assurer de ne recueillir que les renseignements nécessaires à l’évaluation et à la gestion d’une demande de location.

Des balises à respecter

À l’occasion d’une demande de location de logement, certains renseignements visant à établir l’identité, le comportement ou les habitudes de paiement de l’aspirant locataire peuvent être exigés par le locateur. Quels renseignements un locateur peut-il recueillir auprès d’un aspirant locataire et quels sont ceux qu’il ne peut exiger?

Les renseignements personnels qui peuvent être demandés

1. Les renseignements personnels établissant l’identité de l'aspirant locataire

   Le locateur peut demander le nom, le prénom et l’adresse actuelle complète de l'aspirant locataire.

   Afin de s’assurer de l’identité de l'aspirant locataire, le locateur peut demander que lui soit présentée une pièce d’identité, avec ou sans photo, comme un permis de conduire, une carte d’assurance maladie ou sociale ou un passeport. Toutefois, le locateur ne peut recueillir les informations contenues sur cette pièce. Il ne peut donc pas faire une photocopie de cette pièce, ni la prendre en photo, ni la conserver dans le dossier de location.

2. Les renseignements personnels permettant de vérifier le comportement de l'aspirant locataire

   Afin de vérifier le comportement de l'aspirant locataire quant au respect des biens qui lui seront confiés et des biens des autres locataires, seuls les noms ou les coordonnées du locateur ou du concierge de logements occupés précédemment par l'aspirant locataire peuvent être recueillis par le locateur.

   L'aspirant locataire peut également démontrer son bon comportement en fournissant une lettre de recommandation du précédent locateur.

3. Les renseignements personnels permettant d’établir les habitudes de paiement de l'aspirant locataire

   Pour s’assurer des habitudes de paiement de l'aspirant locataire, le locateur peut avec le consentement de ce dernier :

   • recueillir des informations auprès des locateurs actuels ou antérieurs. Le locateur peut alors demander les noms et les coordonnées de ces derniers;
   • réaliser une enquête de crédit. Le locateur a alors seulement besoin des noms, de l'adresse et de la date de naissance de l'aspirant locataire. Pour plus de détails, consultez la section vérification de crédit.

   Par ailleurs, pour établir ses habitudes de paiement, l'aspirant locataire peut fournir au locateur :

   • une attestation de crédit de son institution financière;
   • une lettre de recommandation d’un locateur précédent;
   • tout autre document attestant du respect de ses obligations par un organisme ou une entreprise de biens ou de services qui requiert des paiements échelonnés dans le temps (p. ex. : Hydro-Québec, entreprise de télécommunication, etc.);
   • les extraits pertinents de son dossier de crédit.

Cession de bail et sous-location

Les renseignements personnels qu’un locateur peut recueillir auprès d’un sous-locataire ou d’un cessionnaire éventuel sont les mêmes que ceux qu’un propriétaire peut recueillir auprès d’un aspirant locataire.

Exemples de renseignements personnels qui ne peuvent pas être exigés

À titre indicatif, voici quelques exemples de renseignements personnels qui ne peuvent pas être recueillis par le locateur.

1. Le permis de conduire et son numéro

   Le titulaire d'un permis n'est tenu de produire celui-ci qu'à la demande d'un agent de la paix ou de la Société d'assurance automobile du Québec.

   Toutefois, le titulaire d’un permis de conduire peut utiliser ce document pour lui permettre de s’identifier et de valider les renseignements qu’il a fournis, dont ses nom, prénom, adresse et date de naissance. La collecte du numéro de permis de conduire n’est cependant pas nécessaire pour effectuer cette validation.

2. La carte d’assurance maladie et son numéro

   La carte d'assurance maladie ne peut être exigée qu'à des fins liées à la prestation de services ou à la fourniture de biens ou de ressources en matière de santé ou de services sociaux.

   Toutefois, le titulaire peut utiliser ce document pour lui permettre de s’identifier et de valider ses nom, prénom et date de naissance. La collecte du numéro de la carte d’assurance maladie n’est cependant pas nécessaire pour effectuer cette validation.

3. Le passeport

   Au même titre que les autres pièces d’identité décrites précédemment, le locateur peut demander à voir le passeport d’un aspirant locataire pour confirmer l’identité de ce dernier. Toutefois, il ne peut recueillir les informations contenues sur ce document ni en faire une copie.

   Par ailleurs, l’analyse d’un dossier de location de logement ne nécessite pas que l’aspirant locataire mentionne son emploi, le nom et les coordonnées de son employeur, le nombre d’années à l’emploi ou son salaire. Il en va de même pour la marque de son véhicule, sa couleur et son numéro de plaque d’immatriculation, les coordonnées de son institution financière ou un spécimen de chèque.

   Le locateur ne peut refuser la candidature d’un aspirant locataire qui ne lui fournit pas les numéros contenus sur des pièces d’identité comme le numéro d’assurance maladie ou le numéro du permis de conduire.

La vérification de crédit

Afin d’établir les habitudes de paiement d'un aspirant locataire, comme mentionné précédemment, un locateur a la possibilité de recourir aux services d’un agent de renseignements personnels (communément appelé « bureau de crédit »).

Pour ce faire, le locateur doit obtenir le consentement de l'aspirant locataire. Une fois le consentement obtenu, la vérification peut s’effectuer avec un minimum de renseignements personnels. Ainsi, pour permettre le repérage d’une fiche personnelle dans les banques de données des agents de renseignements personnels, seuls les noms, adresse et date de naissance suffisent généralement.

L’enquête de crédit peut être demandée par l’aspirant locataire qui fournira alors lui-même le rapport d’enquête au locateur. Il peut notamment en aller ainsi lorsque l’aspirant locataire refuse de consentir à une telle enquête de crédit de la part du locateur ou encore lorsque l’agent de renseignements personnels (ou « bureau de crédit ») n’est pas en mesure d’identifier le bon dossier de crédit.

Étudiant ou nouvel arrivant?

Les personnes, qu’il s’agisse d’étudiants ou de nouveaux arrivants au Québec, qui ne disposent d’aucun antécédent à titre de locataire ou qui n’ont jamais eu d’expérience de crédit ne sont pas pour autant relevées de l’obligation de démontrer leurs bonnes habitudes de paiement. Dans ce cas, il revient aux parties de déterminer les documents ou les moyens qui leur permettront d’évaluer la capacité de payer de l'aspirant locataire tout en respectant les différentes législations en vigueur.

S'informer davantage ou porter plainte

Une personne à qui l’on a demandé de fournir des renseignements personnels non nécessaires peut porter plainte à la Commission.

Pour en savoir plus sur la protection des renseignements personnels dans le contexte de la signature d'un bail, consultez le site Web de la Commission.

Pour en savoir plus sur la protection des renseignements personnels en lien avec les pièces d'identité, consultez le site Web de la Commission.

Pour joindre la Commission

Téléphone : 1 888 528-7741

Courriel : renseignements@cai.gouv.qc.ca

Site Web : www.cai.gouv.qc.ca